З 1 січня 2014 року в Україні діє нова інструкція з діловодства, що регулює діяльність апарату місцевих загальних судів, апеляційних судів областей, апеляційних судів міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.

Що нового та не дуже ввела та закріпила Державна судова адміністрація вказаною інструкцією.

Відповідно до вказаного документу контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснюється головою суду, а відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в суді покладено на керівника апарату суду, а в разі його відсутності – на заступника керівника апарату суду, або особу, яка виконує його обов’язки. А отже для оскарження дій та бездіяльності працівників апарату суду маємо дві посадові особи – голову та керівника апарату суду.

Контроль же за виконанням документів у суді здійснюється службою Діловодства, так само відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом. Отже, за документообіг суду несе відповідальність конкретна окрема людина або відповідний відділ.

Діловодство в суді ведеться державною мовою. Усі інші мови – є іноземними. Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадовій особі. Однак тієюж інструкцією встановлено, що у діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

Приймання кореспонденції від осіб, які беруть участь у справі (їх представників або кур’єра), здійснюється за пред’явленням оригіналу документа, що посвідчує особу (документа, що підтверджує повноваження представника, або належність його до організації-відправника). У разі непред’явлення таких документів або пред’явлення таких, що не оформлені відповідно до вимог чинного законодавства, кореспонденція не приймається). Таким чином, усі документи до суду особа має здавати особисто або через представника за відповідним чином завіреною довіреністю. Однак, направлення кореспонденції поштою, ніхто не відміняв J.

Увага, за зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості – на іншому вільному місці) штамп суду (реєстраційну позначку – штрих-код) із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї

посади, прізвища та підпису і повертає копію особі. Тобто, для виконання вказаних дій працівником суду, має бути звернення (виказане бажання) особи що надає документ, та на копії має бути вказано не тільки штамп суду із датою та часом прийняття документу, а ще й посада, прізвище та підпис особи що його прийняла.

Ще пункт, який має бути Вам корисним — не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. Для кожного документа автоматично формується черговий порядковий вихідний номер. Вихідний номер в листуванні, що стосується судових справ, повинен містити: номер, що сформований автоматизованою системою, та через дріб – номер провадження.

Вихідний номер у листуванні, що стосується інших документів, повинен мати такий формат: номер, що сформований автоматизованою системою, через дріб – номер номенклатурної справи суду, через дріб – рік.

Інструкцією продубльовано вимоги процесуального закону щодо повторної видачі копій судових рішень, так встановлено, що копії судових рішень у справі, які видаються учасникам судовогопроцесу повторно, виготовляються апаратом суду лише після внесеннявстановленої законодавством плати (судового збору) за виготовлення копії

судового рішення. А також надано чітке визначення, що після повернення справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів видаються судом першої інстанції.

Щодо оформлення копій судових рішень встановлено, що зазначені документи які набрали законної сили, мають бути підписані відповідальним працівником (особою) суду та суддею, а також скріплені відбитком гербової печатки суду. У разі якщо судове рішення не набрало законної сили, про це працівником апарату суду зазначається на копії, що видається. На копії судового рішення, що набрало законної сили, зазначається дата набрання ним чинності. На вимогу нотаріальних органів, органу Державної реєстраційної служби України, Державної автомобільної інспекції МВС України на копії судового рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться у матеріалах справи (кримінального провадження).

Копії судових рішень мають бути належним чином оформлені та засвідчені відбитком гербової печатки суду.имЯкщо копія судового рішення складається з кількох аркушів, вона має бути прошнурована нитками на п’ять проколів, а на зворотному боці останнього аркуша – скріплена підписом судді, працівника апарату суду, засвідчена відбитком гербової печатки суду, із зазначенням кількості зшитих аркушів.

До копії судового рішення, до якого внесено зміни, обов’язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено, а також за наявності – копії додаткового рішення, копії ухвал про виправлення описок тощо.

У своєму повідомленні ми надали лише невелику частину відповідей на більш розповсюджені питання стосовно взаємовідносин із працівниками апарату судів та діяльності посадових осіб, що встановлені новою інструкцією. Вказаний нормативний документ містить ще багато положень та новел, які можуть Вас зацікавити, ми завжди раді Вас вислухати та надати найбільш змістовні відповіді на Ваші питання.